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中國石化的物資采購
字號:T|T 2012年10月29日11:18     IT168
  • 中國石化物資采購電子商務網是聯接中國石化總部、各分(子)公司與供應商三方、實時互動的大型B2B交易網站。

中國石化物資采購電子商務網是聯接中國石化總部、各分(子)公司與供應商三方、實時互動的大型B2B交易網站。既是采購交易網,同時也是管理網和信息網。經過8年持續不懈的努力,網站累計成交5860億元;網上交易物資超過71萬個品種,網站注冊會員達到28000個,中國石化生產建設所需主要化工原輔料、鋼材、煤炭、機電設備全部實現上網采購。中國石化物資采購電子商務網已經成為信息共享、決策制定、過程實施、操作監管和供需協同工作的綜合性采購業務平臺。

 

一、建設背景

 

2000年中國石化實施重組改制、組建中國石化股份公司境外上市的重大戰略部署,由國內最大的石油石化企業向國際化能源化工公司發展,帶來了經營理念、管理體制、運行機制的一系列變革,利用電子信息技術改造和提升中國石化傳統產業是其中一個重要方面,引入電子商務技術改革傳統采購理念,全面提升物資供應管理水平是中國石化的戰略舉措。

 

在原總經理李毅中同志的直接領導下,經過短短四個月的艱苦努力,中國石化自主開發的物資采購電子商務網于2000年8月15日正式投入運行。集團公司以明傳電報的形式下發運行通知,9月4日在北京召開了電子商務新聞發布會,毅中總經理、基銘總裁和湘洪副總裁等領導對物資采購電子商務建設工作給予了充分肯定和贊揚。

 

為適應網上采購工作的不斷發展和變化,中國石化物資采購電子商務網站先后進行了四次重大改版升級。2000年12月進行了第一次系統升級(2.0版),優化報表操作,提高了網上業務處理速度;2001年11月進行了第二次系統升級(3.0版),重新整合了網上采購業務流程、建立了以物資編碼為基礎的數據結構體系,擴大了各石油石化企業自采物資的上網采購、實現了用戶分級管理和智能化引導操作、進一步突出了網站商務功能。2002年7月進行了系統第三次升級(3.1版),進一步優化了網上采購業務流程,調整了上網物資品種,充分適應中國石化集中采購體制的要求。2003年9月進行了系統第四次升級(4.0版),增加了競價采購和價格數據庫等新的功能,優化了采購業務操作,美化了系統操作界面。

 

二、運行情況

 

集團公司黨組領導高度重視電子商務工作,物資裝備部采取有力措施持續推進網上采購。8年來,在中國石化各企業、廣大供應商的大力支持和密切配合下,中國石化物資采購電子商務網實現了大幅跨越式發展。

 

網上采購成交金額快速增長。截至到2008年底,網站累計成交5860億元,年均增長率超過65%。從2006年起,網站年采購金額突破1000億元,2008年達到1560億元,是2001年的20倍。網上采購物資品種從最初的8個大類5000個品種迅速擴大到目前的56個大類71萬多個品種;網上交易用戶從2400個發展到28042個,注冊供應商從300家發展到20098家。

 

經過持續不懈的努力,中國石化生產建設所需主要化工原輔料、鋼材、煤炭、機電設備全部實現上網采購。網上采購范圍從物資采購進一步擴展到運輸、報關、保險等物流服務采購;隨著進口物資上網的不斷擴大,中國石化物資采購電子商務正在向全球化采購邁進。

 

三、主要功能和業務流程

 

中國石化物資采購電子商務系統是構筑在國際互聯網上專門用于物資采購業務操作和信息傳遞的內部網站系統。中國石化各企業和中國石化供應商網絡成員單位可以通過中國石化內部網或公網登錄到網站,根據不同的用戶角色和所分配的業務權限執行瀏覽信息、提報采購需求、詢價、報價、比價的采購相關業務操作。網站信息根據角色和權0限的不同相互之間嚴格保密并且可以全程追溯。

 

1. 網站主體框架

 

網站主體框架和主要結構如下:

 

電子商務系統主要有數據庫服務器(后臺)和瀏覽、應用服務器(前臺)以及防火墻組成。整個系統架構在石化內部網上,對外與國際互連網聯接??偛克鶎俑鞣?子)公司既可通過國際互聯網,又可通過石化內部網訪問本網站;石化客戶、物資采購供應商通過國際互聯網直接訪問本網站。

 

硬件系統:包括前臺和后臺。后臺數據庫服務器采用兩臺IBM 670高級服務器,并共享一臺磁盤陣列(目前7塊磁盤總容量為130GB,并互為備份);前臺瀏覽、應用服務器采用DS10型Alpha計算機,并使用一臺負載均衡器合理平衡負載。

 

數據庫系統:采用全面支持國際互連網應用的ORACLE9i數據庫。前臺和后臺用防火墻進行隔離。

 

2. 網站系統的主要功能

 

網站的主要功能包括采購管理、供應商管理、信息發布和系統管理。

 

網站系統共設計了五類用戶角色:領導用戶、采購業務員用戶、供應商用戶、網上采購監控用戶和系統管理員用戶。

 

領導用戶包含集團公司、股份公司、分(子)公司領導,物資裝備部及處室領導、分(子)公司供應部門及科室領導。主要執行信息瀏覽、采購業務查詢、采購過程審批與監控等功能。

 

業務員分為計劃員、采購員以及自定義采購相關上網用戶。主要執行采購業務處理各環節的操作和信息瀏覽。

 

供應商用戶是指中國石化供應商網絡成員單位的上網用戶。主要執行網上報價和配送報表錄入等操作。

 

網上采購監控用戶包括總部、各分(子)公司審計、紀檢、監察、合同、質檢、價格、生產、機動、工程設計等采購相關部門的上網用戶。主要執行信息瀏覽和網上采購業務監控等操作。

 

系統管理員:分總部系統管理員和分(子)公司系統管理員兩部分。主要執行信息發布、上網機構與用戶設置等系統管理與維護操作。網站包括下面五個部分:

 

(1)信息發布:

 

重要通知。由物資裝備部發布,包括集團公司、股份公司、物資裝備部發布的文件、函件、指導價格、物資要聞等。

 

網站主頁信息。由物資裝備部或企業發布,包括采購需求、企業信息、供應商及考核信息、物資調劑信息等。

 

意見交流。類似于網上郵件,任何網上正式用戶都可以給其他任一個用戶或單位發送郵件。

 

(2)采購管理:

 

訂單管理。網上的采購需求訂單是企業經過平衡后的采購需求計劃,由企業計劃員提報到網站。一條訂單僅包括一個物資品種。計劃員可以錄入、提報、修改、刪除訂單。

 

詢價方案管理。詢價方案是本次采購業務行為政策的具體體現。主要內容包括采購方式的選擇、供應商范圍的確定。詢價方案由計劃員編制,部門或科室領導審批。詢價方案編制完成并經領導審批通過后由計劃員下達給采購員。計劃員可以錄入、提報、修改、刪除詢價方案。

 

詢價書管理。詢價書由詢價方案自動生成,主要內容包括報價截止時間、交貨地點的確認和物資明細等。詢價書由采購員編制。詢價書編制完成后系統自動發給相關供應商。采購員可以錄入、提報、修改、刪除詢價書。

 

報價書管理。供應商針對企業發布的詢價書進行報價。報價書由供應商編制,報價為密封報價。在報價截止期之前供應商可以修改報價,報價截止期后供應商不能修改報價。采購員在報價截止期之前可以看到有幾家供應商報價但是不能看到報價書內容,報價截止期后,采購員可以揭示報價書并依據報價書編制采購方案。在報價截止期之前,供應商可以修改、刪除報價書。

 

采購方案管理。采購方案由采購員根據詢價書、報價書生成。采購方案為本次采購行為的最終確定,內容包括價格確定和供應商確定。采購員要組織采購相關人員對每一份報價書進行打分評價。采購方案編制完成后必須由部門或科室領導審批。采購員可以生成、修改、刪除采購方案。

 

合同管理。合同由采購員根據采購方式依據訂單、詢價方案、采購方案等生成。網上合同為合同要素。主要內容包括供需方名稱、交貨時間、地點、標的、總價和物資明細等。采購員可以生成、修改、刪除合同。合同簽訂后采購方應組織相關人員對合同執行情況進行打分評價,合同執行完畢后采購員要對合同進行核銷。

 

采購交易管理還包括直接集中采購反饋單管理、招標信息發布與招標結果錄入管理、協議管理、配送管理等內容。

 

(3)采購監控與查詢功能:

 

主要內容包括對采購過程中以及采購完成后對采購業務流程主要環節的過程監控和事后檢查,以及對采購結果的統計分析。主要環節包括訂單、詢價方案、詢價書、報價書、采購方案、合同等內容。

 

(4)采購論壇:

 

采購論壇是中國石化采購管理和操作人員進行交流的平臺,目前共有物資管理、現代供應物流、采購管理、電子商務與網上采購、集中儲備等板塊。大家可以在這里發表真知灼見、探討問題。

 

(5)自助培訓:

 

自助培訓系統可以對以上5類用戶進行自助式培訓。以采購員為例:采購員可以根據系統自動生成的詢價方案生成或編制詢價書并發給虛擬供應商,虛擬供應商自動報價,采購員根據系統提示完成后續報價揭示、采購方案編制、合同等環節的操作。自助培訓系統按照用戶角色和權限,將采購業務流程的操作一氣呵成,不再需要培訓教師的介入,非常適合企業自行組織上網操作培訓工作。

 

4.采購業務流程

 

網上采購業務流程的設計完全體現了中國石化現行采購管理體制,共有總部直接集中采購、總部組織集中采購和企業自行采購三種采購類型,協議采購、詢比價采購、動態競價采購、招標采購、配送采購、特殊采購等6種采購方式。對于總部直接集中采購,操作主體為總部業務員,企業計劃員提報訂單后,由總部進行操作,合同執行完畢后由企業采購員核銷合同;對于總部組織集中采購和企業自行采購,操作主體為企業業務員,企業業務員按照網上采購流程自行完成采購業務操作。以詢比價采購為例簡要描述如下:

 

詢比價采購流程。適用于一般大宗、通用且為買方市場的物資,分為公開、定向詢比價兩種,其中定向詢比價要求供應商必須在三家以上。具體操作流程為:

 

(1)計劃員錄入采購需求訂單,檢查無誤后提報到采購網站。

 

(2)計劃員根據訂單編制詢價方案,采購方式確定為(公開、定向)詢比價采購,經領導審批后下達給采購員。

 

(3)采購員根據詢價方案編制詢價書,并將詢價書在網上發布。

 

(4)供應商在網上查看詢價書,并根據詢價書報價(編制報價書)。

 

(5)到達報價截止期后,采購員揭示報價,組織對報價進行打分評價。

 

(6)采購員根據報價書編制采購方案,并報領導審批。

 

(7)采購員根據審批后的采購方案編制詢比價通知,發給參與報價的全部供應商。

 

(8)采購員根據詢比價結果編制采購合同并對采購合同執行情況進行打分評價。

 

(9)合同執行完畢后采購員對合同進行核銷操作。

 

四、采取的措施和取得的成效

 

物資采購電子商務網的建設與發展,是中國石化以信息化帶動工業化,利用網絡信息技術改造和提升傳統產業取得的重大成果,標志著中國石化徹底告別了傳統的物資采購模式,全面進入網絡化采購新時代。

 

與傳統的采購模式相比,電子商務具有無可比擬的優越性。在統一的平臺上,按照統一的流程,在統一的供應商網絡內實施采購業務,使中國石化物資采購工作發生了脫胎換骨式的變化。

 

第一,借助電子商務,中國石化傳統采購模式實現了重大變革。中國石化生產建設所需的90%以上的物資實現了網上采購,信息封閉、資源割裂已經成為歷史,中國石化邁進了電子化采購時代。

 

第二,借助電子商務,中國石化顯著地規范了采購業務。對需求計劃、采購詢價、供應商報價、確定供應商、確定價格等傳統采購業務進行改造,實現了采購流程的統一。將訂單提報、詢價方案、詢價書、報價書、采購方案、合同等采購關鍵環節固化在系統中,實現了采購過程的公開。物資需求信息、詢報價信息、審批信息、合同信息保存在系統中,各級經過授權的管理人員可以隨時調閱、查詢、分析,實現了采購數據的永久追溯。

 

第三,借助電子商務,中國石化顯著地降低了成本和費用。統一規范的采購業務流程、嚴格界定的供應商范圍、總部發布的采購指導價格都鑲嵌在電子商務系統中,發揮了中國石化統一對外的優勢,采購價格明顯下降。利用互聯網傳遞采購需求、發詢價、收報價極大地節省了出差、開會、發傳真、打電話的費用。八年累計節約采購資金228億元,網上采購節約資金率為3.7%。

 

第四,借助電子商務,中國石化實現了采購信息的快速傳遞和廣泛共享??偛颗c企業之間、企業與企業之間、總部、企業與供應商之間可以按照權限范圍查閱相關采購業務操作進展情況、合同執行情況、供應商業績考評等信息。八年來網上積累的大量采購需求、價格、供應商供貨時間、質量等近200萬條歷史信息,既可以分類查閱也可以在采購過程中由系統自動提示,極大地改變了中國石化各企業間采購信息相互封閉的狀況,實現了采購信息的廣泛共享。

 

第五,借助電子商務,中國石化極大地提高了工作效率。采購業務上網,鼠標點擊之間完成業務操作,采購信息瞬間傳遞到企業和國內外供應商,采購時間從過去的1-2周縮短到現在的2-3天,甚至幾個小時,工作效率顯著提高。

 

把采購工作搬到網上進行,是對傳統采購理念和傳統采購模式的變革,思想上的不適應,工作上的不習慣,成為擺在我們面前的主要難題,必須采取有力的措施予以推進。

 

措施之一:高度重視,加強培訓、提高各個方面對開展網上采購重要意義的認識。面對推進網上采購工作的現實困難,時任中國石化集團公司總經理,黨組書記李毅中同志明確提出“采購人員不上網就下崗、供應商不上網就出場”的要求,引起了石油石化各級企業領導的高度重視。各企業先后成立了電子商務領導小組,廣泛宣傳動員,積極推進工作。為網上采購工作順利實施,我們集中組織了各石油石化企業物資采購業務人員和供應商營銷人員800多人的大規模上網操作培訓,要求經過集中培訓的業務人員作為骨干回到各自企業進行了內部全體相關人員的二次培訓。為了方便各企業自主開展培訓,在電子商務系統上增加開發了自助式培訓系統,培訓面和培訓效率顯著提高。通過培訓,各個方面相關人員對網上采購工作重要意義的認識普遍提高,上網積極性明顯增強。

 

措施之二:建立制度、分解責任、強化考核。一是為確保網上采購工作的健康發展,中國石化先后出臺了《中國石化物資采購電子商務網站運行管理辦法》、《中國石化網上采購管理規定》等管理辦法,用以規范各石油石化企業網上采購行為。各石油石化企業先后建立了適合本企業具體情況的實施辦法,各項規定和辦法的出臺為網上采購工作鋪平了道路。二是要求各石油石化企業物資供應部門把網上采購當作重要工作來抓,按年度、季度、月度制訂網上采購工作目標,任務層層分解,責任落實到人,并把上網采購作為上崗條件與工資、獎金掛鉤納入考核范圍。

 

措施之三:建立運行機制,抓好網上采購工作過程控制。為加大網上采購推進力度,建立網上采購工作月度例會和季度通報制度,及時發現工作過程中存在的各種問題,研究制訂解決方案,有力地推動了網上采購工作不斷向縱深迅猛發展??偛繉用鎸⒃露壤龝图径韧▓笞鳛橐豁椫贫裙袒㈤L期堅持下來,網上采購總體情況、各企業上網采購率排名情況每季度向各級主管領導、審計與監察等總部機關部門、石油石化企業進行通報。企業層面把網上采購情況納入經濟活動分析會等例會的專項內容和經濟責任制考核及時獎懲兌現。

 

措施之四:不斷完善系統功能、優化業務流程,充分適應管理改革和業務改造的要求。電子商務系統投入運行以來,先后組織了4次重大改版升級,系統不斷走向成熟。通過不斷優化提升,一是將按專業劃分的采購業務流程整合為一套統一的、標準化的業務操作流程。二是打破了傳統的以行政機構、采購專業為基礎的系統設計結構,建立了以物資編碼為基礎的數據結構體系,適應了業務不斷規范和管理不斷提升等新要求的快速實現。三是實現了智能化引導操作、用戶分級管理業務操作模式,上網操作更簡便、更快捷,突出了“以人為本”的系統設計理念。

 

8年網上采購實踐表明,中國石化物資采購電子商務網已經成為物資采購工作不可替代的重要平臺,并且正在為物資供應管理改革、采購業務模式改造、采購業務流程優化發揮重要的推動作用。中國石化還將積極探索電子商務深化應用,充分挖掘電子商務潛能,借助電子商務翅膀,站在新的起點上,實現新的騰飛。

 

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